En adelante, "Automa", "nosotros" o "la Agencia".
Esta Política se rige por las siguientes normas:
Cuando exista conflicto entre estas normas, aplicaremos el estándar de protección más alto en favor del titular.
Esta Política aplica a:
| Categoría | Datos específicos |
|---|---|
| Identificación | Nombre completo, tipo y número de documento |
| Contacto | Correo electrónico corporativo, teléfono, WhatsApp |
| Facturación | NIT o cédula, dirección de facturación, datos de contacto del área financiera |
| Operacionales | Información sobre los procesos del negocio necesaria para diseñar las automatizaciones |
Estos datos son recopilados a través de los sistemas que construimos para nuestros clientes. El cliente es el responsable del Tratamiento; Automa actúa como Encargado.
| Categoría | Datos específicos |
|---|---|
| Identificación básica | Nombre, número de teléfono de WhatsApp |
| Comunicaciones | Contenido de mensajes intercambiados con chatbots o asistentes automatizados |
| Comportamiento comercial | Intención de compra, productos consultados, etapa en el proceso de venta |
| Operativos del negocio | Citas agendadas, pedidos, estado de leads, datos de seguimiento postventa |
Automa no recopila ni trata datos sensibles en los términos del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, tales como datos de salud, origen racial, orientación sexual, datos biométricos o afiliación política, salvo que el cliente opere en el sector salud y así lo haya informado expresamente.
Automa no utilizará los datos de usuarios finales para fines propios, distintos a los instruidos por el cliente responsable.
| Situación | Base legal Colombia | Base legal GDPR |
|---|---|---|
| Datos de clientes para ejecución del contrato | Ejecución de relación contractual (Art. 10, Ley 1581) | Art. 6.1(b) GDPR |
| Datos de usuarios finales de sistemas automatizados | Autorización de la titular obtenida por el cliente responsable | Art. 6.1(a) o (b) GDPR según contexto |
| Facturación y cumplimiento tributario | Obligación legal | Art. 6.1(c) GDPR |
| Comunicaciones comerciales de Automa | Consentimiento | Art. 6.1(a) GDPR |
| Mejora de servicios con datos anonimizados | Datos no personales tras anonimización | Art. 6.1(f) GDPR |
Para prestar nuestros servicios, Automa utiliza herramientas de terceros que actúan como subencargados o procesadores de datos. Al contratar con Automa o interactuar con sus sistemas, usted reconoce que sus datos podrán ser transferidos a:
| Proveedor | País / Jurisdicción | Finalidad | Política de privacidad |
|---|---|---|---|
| Anthropic PBC (Claude API) | Estados Unidos | Procesamiento de lenguaje natural e IA generativa | anthropic.com/privacy |
| Meta Platforms, Inc. (WhatsApp Business API) | Estados Unidos | Transmisión de mensajes de WhatsApp | facebook.com/privacy/policy |
| Google LLC (Google Sheets, Google Workspace) | Estados Unidos | Almacenamiento de datos operativos y bases de datos ligeras | policies.google.com/privacy |
| Railway Technologies, Inc. | Estados Unidos | Infraestructura de servidores donde corren los flujos n8n | railway.app/legal/privacy |
Transferencias internacionales de datos: Todos los proveedores anteriores tienen sede en Estados Unidos. Para titulares colombianos, estas transferencias se realizan bajo el marco del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Para titulares en la Unión Europea o España, Automa verificará que existan garantías adecuadas conforme al Capítulo V del GDPR (Cláusulas Contractuales Tipo o equivalentes).
Automa no vende, cede ni comercializa datos personales a terceros con fines distintos a los descritos en esta Política.
Conforme a la Ley 1581 de 2012 y al GDPR (para titulares europeos), usted tiene los siguientes derechos:
| Derecho | Descripción |
|---|---|
| Acceso | Conocer qué datos personales suyos tratamos y cómo los usamos |
| Rectificación | Solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos |
| Supresión | Solicitar la eliminación de sus datos cuando no exista obligación legal de conservarlos |
| Revocación del consentimiento | Retirar su autorización para el tratamiento, sin efectos retroactivos |
| Oposición | Oponerse al tratamiento para finalidades específicas, como comunicaciones comerciales |
| Portabilidad (GDPR) | Recibir sus datos en formato estructurado y legible por máquina |
| Limitación del tratamiento (GDPR) | Solicitar que restrinjamos el uso de sus datos en ciertos supuestos |
| No ser objeto de decisiones automatizadas | Solicitar intervención humana cuando una decisión automatizada le afecte significativamente |
Envíe su solicitud a: Flowautomainfo@gmail.com
Incluya: nombre completo, documento de identidad, descripción clara de su solicitud y, si aplica, el nombre de la empresa cliente de Automa con la que está relacionado.
Tiempos de respuesta:
Ante incumplimiento, el titular puede acudir a:
Automa implementa medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o destrucción:
| Tipo de dato | Período de retención | Criterio |
|---|---|---|
| Datos de clientes (contractuales y facturación) | 10 años desde la terminación del contrato | Obligación tributaria y contable (DIAN) |
| Datos de usuarios finales (durante el servicio activo) | Mientras el contrato con el cliente esté vigente | Instrucción del cliente responsable |
| Datos de usuarios finales (tras terminación del contrato) | Máximo 30 días calendario | Se eliminan o entregan al cliente |
| Comunicaciones comerciales propias | Hasta revocación del consentimiento | Solicitud del titular |
| Logs y registros de sistema | 6 meses | Gestión de incidentes y soporte técnico |
Tras el vencimiento de estos plazos, los datos serán eliminados de forma segura o anonimizados de manera irreversible.
Esta sección aplica únicamente al sitio web de Automa.
Nuestro sitio web puede utilizar cookies técnicas necesarias para su funcionamiento. Si utilizamos cookies analíticas o de terceros (Google Analytics, Meta Pixel, etc.), lo informaremos mediante un banner de cookies al ingresar al sitio, donde podrá gestionar sus preferencias.
Los servicios de Automa están dirigidos exclusivamente a empresas y personas mayores de 18 años. No recopilamos ni tratamos intencionalmente datos de menores de edad. Si un menor ha proporcionado datos a través de alguno de los sistemas que operamos, el titular o su representante legal puede solicitarnos su eliminación inmediata a través del correo indicado en el numeral 1.
Automa podrá modificar esta Política para reflejar cambios normativos, operativos o en las herramientas que utilizamos. Cuando los cambios sean sustanciales:
El uso continuado de los servicios tras la notificación implica aceptación de los cambios.
Esta Política rige a partir del 19 de mayo de 2026 y deroga cualquier versión anterior.