1.1 Identificación. Estos Términos y Condiciones (en adelante, "T&C") regulan la relación entre Automa [C&L RDM SAS, NIT: 901713525, domicilio primario en: Cra 6 # 151-80], con correo de contacto flowautomainfo@gmail.com, y cualquier persona natural o jurídica (en adelante, el "Cliente") que contrate o utilice los servicios de automatización con inteligencia artificial ofrecidos por Automa.
1.2 Aceptación. El Cliente acepta estos T&C al momento de: (i) firmar una propuesta comercial o contrato de servicios con Automa, (ii) realizar un pago por los servicios, o (iii) hacer uso de cualquier sistema o entregable desarrollado por Automa. Si el Cliente no acepta estos T&C, deberá abstenerse de contratar o utilizar los servicios.
1.3 Capacidad. Al aceptar estos T&C, el Cliente declara tener capacidad legal para contratar en nombre propio o en representación de la empresa que representa, y que cuenta con las autorizaciones internas necesarias para obligarla.
2.1 Objeto. Automa diseña, construye, implementa y, según el caso, mantiene flujos de automatización de procesos con inteligencia artificial para microempresas y pequeñas empresas. Los servicios pueden incluir, sin limitarse a:
2.2 Alcance específico. El alcance detallado de cada proyecto queda definido en la Propuesta Comercial o Contrato de Servicios suscrito entre las partes. En caso de conflicto entre estos T&C y la propuesta comercial, prevalecerá la propuesta comercial en los puntos que expresamente la contradiga.
2.3 Dependencia de terceros. Los servicios de Automa se apoyan en plataformas de terceros, incluyendo: n8n (automatización), Claude API de Anthropic (inteligencia artificial), WhatsApp Business API de Meta, Google Workspace y Railway (infraestructura). Automa no controla la disponibilidad, los cambios de política ni las interrupciones de estas plataformas.
Cuando el Cliente contrata únicamente la implementación del sistema, sin incluir plan de mantenimiento:
Cuando el Cliente contrata implementación más un plan de mantenimiento mensual:
Independientemente de la modalidad contratada, Automa retiene siempre la propiedad sobre:
4.1 Tarifas. Los valores de cada proyecto o plan de mantenimiento se establecen en la Propuesta Comercial. Automa se reserva el derecho de ajustar sus tarifas con un aviso previo de treinta (30) días calendario para contratos de mantenimiento vigentes.
4.2 Condiciones de pago — Implementación. Salvo pacto en contrario en la propuesta:
4.3 Condiciones de pago — Mantenimiento. El pago mensual se realizará por adelantado dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes. El incumplimiento de pago por más de diez (10) días hábiles faculta a Automa a suspender el servicio sin responsabilidad.
4.4 Facturación. Automa emitirá factura electrónica conforme a la normativa de la DIAN. El Cliente deberá proporcionar los datos de facturación correctos. Los impuestos aplicables (IVA u otros) corren por cuenta del Cliente, salvo que la propuesta comercial los incluya expresamente.
4.5 Mora. Los pagos no realizados en la fecha acordada causarán intereses de mora a la tasa máxima legal permitida en Colombia, calculados desde el día siguiente al vencimiento.
6.1 Estimaciones. Los plazos de entrega indicados en las propuestas comerciales son estimaciones basadas en el alcance definido. No constituyen compromisos absolutos salvo que se establezcan expresamente como fechas límite con consecuencias contractuales.
6.2 Causas de retraso imputables al Cliente. Los plazos se suspenden automáticamente cuando el retraso se deba a: demora del Cliente en entregar información o accesos, cambios de alcance solicitados durante el desarrollo, o falta de aprobación oportuna de entregables.
6.3 Cambios de alcance. Cualquier solicitud de funcionalidades o modificaciones no incluidas en el alcance original deberá ser cotizada y aprobada por escrito. Automa no está obligado a ejecutar cambios de alcance sin acuerdo previo sobre costo y plazo adicionales.
7.1 Límite general. La responsabilidad total de Automa frente al Cliente por cualquier concepto derivado de la prestación de servicios no excederá el valor total pagado por el Cliente en los tres (3) meses inmediatamente anteriores al evento que origina la reclamación.
7.2 Exclusión por fallas de terceros. Automa no será responsable por interrupciones, cambios de funcionalidad, suspensiones de cuenta o cualquier falla atribuible a plataformas de terceros, incluyendo, sin limitarse a:
7.3 Exclusión de daños indirectos. En ningún caso Automa será responsable por lucro cesante, pérdida de oportunidad de negocio, daño a la reputación, pérdida de datos del Cliente ni cualquier daño indirecto o consecuencial, aunque Automa hubiera sido advertido de la posibilidad de dichos daños.
7.4 Uso inadecuado del sistema. Automa no responde por los resultados obtenidos cuando el Cliente o sus usuarios utilicen el sistema de forma distinta a la prevista, realicen modificaciones no autorizadas, o cuando el sistema opere sobre datos incorrectos o incompletos proporcionados por el Cliente.
7.5 Resultados de negocio. Automa no garantiza resultados comerciales específicos derivados del uso de los sistemas implementados (número de leads, ventas, conversiones u otros indicadores de negocio). Los sistemas son herramientas de automatización; su efectividad depende de factores ajenos al control de Automa.
8.1 Información confidencial. Cada parte se compromete a mantener en estricta confidencialidad toda la información que reciba de la otra en el marco de la relación contractual, incluyendo: información técnica, comercial, financiera, de clientes, estrategias de negocio y cualquier información que por su naturaleza deba entenderse como confidencial.
8.2 Excepciones. La obligación de confidencialidad no aplica a información que: (i) sea de dominio público sin culpa de quien la recibió, (ii) deba revelarse por mandato legal o de autoridad competente, o (iii) haya sido conocida previamente por quien la recibe de fuente legítima e independiente.
8.3 Vigencia. La obligación de confidencialidad se extiende durante la vigencia del contrato y por dos (2) años adicionales tras su terminación.
8.4 Casos de uso y portafolio. Automa podrá mencionar al Cliente como referencia comercial y describir de forma general el tipo de proyecto desarrollado (sector, tipo de automatización, resultado aproximado), sin revelar información confidencial ni datos específicos del negocio, salvo autorización expresa por escrito del Cliente. El Cliente podrá revocar esta autorización en cualquier momento.
9.1 Terminación por mutuo acuerdo. Las partes podrán terminar el contrato en cualquier momento mediante acuerdo escrito.
9.2 Terminación por incumplimiento. Cualquier parte podrá terminar el contrato si la otra incumple obligaciones esenciales y no subsana el incumplimiento dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la notificación escrita del mismo.
9.3 Terminación unilateral del Cliente — Contratos de mantenimiento. El Cliente podrá terminar un contrato de mantenimiento con un preaviso mínimo de treinta (30) días calendario. Los pagos realizados no son reembolsables. Si la terminación ocurre antes de completar la implementación inicial incluida en el plan, el Cliente deberá pagar el proporcional del valor de implementación no cubierto.
9.4 Terminación por Automa. Automa podrá terminar el contrato de forma inmediata y sin responsabilidad si el Cliente: (i) incumple el pago por más de veinte (20) días hábiles, (ii) utiliza los sistemas para actividades ilegales, (iii) viola derechos de terceros a través de los sistemas implementados, o (iv) incumple las condiciones de uso de las plataformas de terceros integradas.
9.5 Efectos de la terminación. Ante cualquier modalidad de terminación: (i) las obligaciones de pago causadas son exigibles de forma inmediata; (ii) en contratos bajo Modalidad B, la licencia de uso se extingue y Automa desactivará el sistema dentro de los quince (15) días calendario siguientes; (iii) cada parte devolverá o destruirá la información confidencial de la otra parte a solicitud de esta.
10.1 Prohibiciones. El Cliente no podrá usar los sistemas desarrollados por Automa para:
10.2 Responsabilidad del Cliente por el uso. El Cliente es el único responsable del contenido que circula a través de los sistemas implementados y del cumplimiento de las normas aplicables a su sector (incluyendo normativa sectorial de salud, financiera o educativa, según corresponda).
11.1 Roles. En el tratamiento de datos personales de los usuarios finales del Cliente, este actúa como responsable del Tratamiento y Automa como Encargado, en los términos de la Ley 1581 de 2012.
11.2 Instrucciones del responsable. Automa tratará los datos de los usuarios finales del Cliente únicamente conforme a las instrucciones documentadas de este, y no los utilizará para fines propios.
11.3 Contrato de encargo. Para proyectos que involucren tratamiento de datos personales de terceros, las partes suscribirán un Contrato de Encargo de Tratamiento como documento complementario a estos T&C. La ausencia de dicho contrato no exime al Cliente de su responsabilidad como responsable del Tratamiento.
11.4 Política de privacidad. El tratamiento de datos se rige también por la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de Automa, disponible en su sitio web, cuyo contenido forma parte integral de estos T&C.
11.5 Garantía del Cliente. El Cliente garantiza que los datos personales que comparte con Automa para el desarrollo y la operación de los sistemas han sido recopilados con el consentimiento válido de sus titulares y con base legal suficiente conforme a la normativa aplicable.
| Tipo de incidente | Tiempo de respuesta | Tiempo de resolución |
|---|---|---|
| Falla crítica (sistema caído) | 4 horas hábiles | 24 horas hábiles |
| Falla funcional (módulo no opera) | 8 horas hábiles | 48 horas hábiles |
| Consulta o ajuste menor | 1 día hábil | 5 días hábiles |
Los tiempos anteriores aplican en días y horas hábiles (lunes a viernes, 8:00 a.m. – 6:00 p.m., hora Colombia). Las fallas atribuibles a plataformas de terceros (Meta, Anthropic, Google, Railway) no se computan dentro de estos SLA.
13.1 Ley aplicable. Estos T&C se rigen por las leyes de la República de Colombia, incluyendo el Código Civil, el Código de Comercio, la Ley 527 de 1999 y la Ley 1581 de 2012.
13.2 Resolución directa. Ante cualquier controversia derivada de estos T&C, las partes se comprometen a intentar una solución amigable dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la notificación del conflicto.
13.3 Jurisdicción. Si no se logra acuerdo en el plazo anterior, las partes se someten a la jurisdicción de los jueces y tribunales de la ciudad de Bogotá, Colombia, renunciando a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.
13.4 Clientes en el exterior. Para Clientes ubicados en países distintos a Colombia, las partes podrán pactar en la propuesta comercial el uso de arbitraje internacional conforme al Reglamento de la Cámara de Comercio de Bogotá, como mecanismo alternativo de resolución de conflictos.
Automa podrá modificar estos T&C con un preaviso de treinta (30) días calendario publicado en su sitio web y notificado por correo electrónico a los Clientes con contratos activos. Las modificaciones no aplicarán retroactivamente a contratos en ejecución, salvo que sean requeridas por cambios normativos. El uso continuado de los servicios tras el vencimiento del preaviso implica aceptación de los cambios.
15.1 Integralidad. Estos T&C, junto con la Propuesta Comercial y la Política de Privacidad de Automa, constituyen el acuerdo completo entre las partes y reemplazan cualquier comunicación o acuerdo previo sobre el mismo objeto.
15.2 Independencia de cláusulas. Si alguna cláusula de estos T&C es declarada nula o inaplicable por una autoridad competente, las demás cláusulas mantendrán su plena vigencia.
15.3 No renuncia. La omisión de Automa en exigir el cumplimiento de alguna cláusula no implica renuncia a exigirla en el futuro.
15.4 Notificaciones. Las notificaciones entre las partes se realizarán por escrito al correo electrónico indicado en la Propuesta Comercial o, para el caso de Automa, al correo flowautomainfo@gmail.com.
15.5 Vigencia. Estos T&C rigen a partir de su publicación en el sitio web de Automa y se aplican a todos los contratos suscritos desde esa fecha.